Кейс
"Несамостоятельная команда"
Как через 4 месяца команда колл-центра стала самостоятельной благодаря нашим рекомендациям, которые руководитель внедрил после нашей диагностики
О компании
Колл-центр является частью старейшего государственного банка одной из стран СНГ.

Руководитель колл-центра работает в нем с момента создания этого подразделения в банке с 2020 года. Штат сотрудников отдела за это время увеличился с 8 до 46 человек. В прямом подчинении у руководителя два менеджера - один отвечает за развитие колл-центра, другой за операционку.

В 2022 году колл-центр банка занял первое место в стране среди государственных банков по качеству обслуживания клиентов.

В 2023 году часть команды ушла из-за смены руководства банка. С тех пор есть нехватка операторов и трудности с их обучением.
PSY Element:
С чем бы Вы хотели поработать?
руководитель:
Я хочу понять, почему моя команда не самостоятельная. Я планирую уходить в течение года в свой проект, но я не могу этого сделать, потому что сейчас команда не может принять без меня никакого решения. Мой уход может навредить бизнесу, а я не хочу этого допускать.
PSY Element:
Почему решили обратиться к нам - организационным консультантам?
руководитель:
Потому что я не понимаю, в чем причина. Может быть это я как-то не так ставлю задачи? Или сотрудники слишком молодые и неопытные? Я уже много что делала - разговаривала с ними, ставила им интересные для них задачи, брала на встречи с руководством банка. Но они всё равно не проявляют инициативу и ждут пока я всё решу.
Мы предложили работу в 3 этапа
У заказчика ограничено время и его главная задача - как можно быстрее решить вопрос с самостоятельностью команды, чтобы уйти в свой проект. Поэтому мы предложили работу в три этапа, которые позволят быстро решить эту задачу:
1
Диагностика
На этом этапе поймем, в чем причины бездействия команды. Это позволит точно и быстро воздействовать на первопричину
2
Командная сессия
Проведем 1 командную сессию с ключевыми сотрудниками колл-центра, чтобы подсветить лидеру и команде то, что их сдерживает от взятия ответственности. Также после этой сессии руководителю будет проще внедрять наши рекомендации по итогу работы
3
Список рекомендаций
Мы подготовим чек-лист для руководителя, на который он будет опираться при внедрении изменений в команде. Эти изменения помогут команде стать самостоятельнее, а руководителю уйти в свой проект
Заключение договора
Как организационные консультанты мы обращаем внимание на форму и содержание нашей коммуникации с клиентом. Потому что в этой коммуникации скрывается ценная информация, которая помогает нам лучше понять и углубиться в решение проблемы Заказчика.
Но на данном этапе мы не заметили никаких особенностей кроме одной. Когда руководитель колл-центра согласовывал нашу кандидатуру с зам.председателем банка, то тот подумал, что консалтинг будет проводиться со всем банком, а не только с колл-центром.

Здесь мы задумываемся о том, что, вероятно, в самом банке есть какая-то проблематика, которая нуждается в решении.
1 этап
"Диагностика"
Этот этап похож на диагностику у врача, когда прежде чем назначить препараты, он отправляет пациента на обследования, чтобы корректно поставить диагноз. Мы также не можем работать без диагностики. Так как мы не будем знать в чем истинная причина сильной зависимости команды от лидера и из-за этого будет непонятно какие инструменты стоит использовать.
Диагностика на этом проекте включала в себя несколько этапов:
1
Анализ внешних источников
Мы анализировали открытые источники в интернете, чтобы понять как “звучит” компания во внешнем мире
2
Анализ внутренней коммуникации в отделе
На этом этапе мы анализировали переписку в рабочих чатах, внутреннюю документацию. Это помогает увидеть внутренний “язык” компании, особенности коммуникации между сотрудниками
3
Интервью с руководителем и ключевыми сотрудниками отдела
Интервью помогает нам получить цельный взгляд на проблему, прочувствовать эмоциональный фон в компании
4
Анализ динамики консультантов
Мы как консультанты наблюдали за своими собственными чувствами и поведением во время работы. Это важная часть анализа, так как команда консультантов во время работы с клиентом начинает “проигрывать” такую же динамику как и у клиента.
Анализ внешних источников
Мы анализировали публикации в СМИ, сайт компании, отзывы клиентов для того чтобы увидеть образ банка во внешнем мире. А также, для того чтобы узнать ключевые события в истории компании, которые могли повлиять на общую динамику и в частности на динамику колл-центра.
Публикации в СМИ, сайт банка
Что замечаем из анализа публикаций в СМИ:
  • 1
    Смена председателя и уход ключевой команды
    В банке часто меняются председатели. Уход последнего спровоцировал увольнения ключевых сотрудников
  • 2
    Долгая приватизация
    Банк всегда был государственным, но уже два года его пытаются приватизировать. Пока безуспешно
  • 3
    Проблемы с капиталом и ресурсами
    В 23 году были проблемы с кредитованием. Снижается доля рынка. Банк переживает не лучшие времена
  • 4
    Стратегия на ближайшие 2 года усиливает роль колл-центра
    Стратегия на 24/26 год, разработанная внешними консультантами, усиливает роль колл-центра, так как многие задачи завязаны на продажах и сервисе колл-центра
Отзывы клиентов
Что замечаем из анализа отзывов клиентов:
  • Консерватизм, устаревшие технологии
    Многие отмечают надежность банка за счет его долголетия. Но также отмечают высокий консерватизм и бюрократизм, тормозящий инновации.
  • Дружелюбная "фасадность"
    Ярко звучит приветливость персонала на входе, ресепшене, в колл-центре. Но эта приветливость часто пропадает при дальнейшей коммуникации по продуктам банка.

Наши заметки по итогам анализа внешних источников

  • В связи с приватизацией меняется роль банка, теперь он должен занимать более активную позицию на рынке. Потому что возрастают требования к банку в части прибыльности и конкурентоспособности
  • Роль колл-центра становится более важной для банка
  • Есть приветливый “фасад”, за которым сохраняется консерватизм государственного банка.
Пока мы просто фиксируем для себя эти наблюдения, так как у нас ещё мало информации для того, чтобы сложить это в общую картину.
Анализ внутренней коммуникации в колл-центре
Когда есть такая возможность, мы всегда анализируем внутренние переписки, документы, рабочие записки, которые есть в компании. Это помогает нам понять “язык” коммуникации в команде, увидеть его особенности.
Скриншоты переписок сотрудников колл-центра

Здесь мы обращаем внимание на несколько моментов:


  • большинство коммуникации руководителя с сотрудниками проходит онлайн, в телеграм
  • сотрудники отвечают руководителю очень быстро
  • руководитель указывает сотрудникам на их неопытность
  • ощущается раздражение в коммуникациях с менеджером, ответственным за развитие
Интервью с руководителем и ключевыми сотрудниками колл-центра
На этом этапе мы проводим интервью и наблюдаем за тем, как они проходят.
Подготовка к интервью
Перед интервью мы готовим список вопросов. Эти вопросы базируются на психоаналитическом подходе, который позволяет нам узнать "скрытые слои" команды - как описывается бизнес-задача, какие опасения она вызывает, как сотрудники защищаются от этих переживаний и т.д. Эти "скрытые слои" помогают нам увидеть, как функционирует команда как система, и что ей мешает.
Список вопросов для интервью
Интервью с руководителем колл-центра
На что мы обратили внимание из этой беседы:
  • Интуитивное управление
    С самого начала руководитель выстраивала этот колл-центр интуитивно, так как подобного опыта никогда не было, и в компании никто не знал, как это делать. При этом они не стали обращаться за внешней экспертизой и обучением, и выстраивали отдел своими силами, экспериментируя
  • Нет системы в постановке задач
    Задачи менеджерам ставятся руководителем “на бегу”, в телеграме. Нет никакой вспомогательной программы по отслеживанию задач. Встречи с менеджерами всегда в разное время, хаотичные
  • HR отдел никак не помогает в найме и обучении сотрудников
    Колл-центр сам ищет, собеседует и нанимает сотрудников. На это уходит очень много ресурсов текущих сотрудников
  • Ожидание на линии по 45 минут
    В связи с нехваткой операторов ожидание на линии увеличилось и иногда руководителю приходится помогать операторам и отвечать на звонки
Интервью с ключевыми сотрудниками
Когда команда больше 5-10 человек (как было в этом случае), мы делаем выборку из тех, с кем будем проводить интервью.
Как обычно мы выбираем сотрудников для интервью:
  • Тех, кто связан с основной проблемой
    Обычно это те сотрудники, которые напрямую связаны с той проблематикой, которую заявил руководитель. В данном кейсе - это два менеджера.
  • Из разных уровней структуры
    Мы стараемся интервьюировать людей из разных уровней структуры, чтобы получить более полную картину. В данном случае мы выбрали менеджеров, супервайзеров и операторов.
  • Тех, кто выделяется из команды
    Такие сотрудники показывают нам ту сторону команды, о которой обычно никто не хочет говорить. В этом кейсе мы пригласили конфликтующих сотрудников и тех, кто постоянно недоволен условиями работы.
Такая выборка позволяет собрать много ценной и разнообразной информации и понять общую картину происходящего. Поэтому нам достаточно пообщаться с несколькими людьми, чтобы понять как работает вся команда.
На интервью мы пригласили
6 сотрудников:
  • менеджера по развитию
  • менеджера по операционке
  • 2х супервайзеров
  • 2х операторов
То, что было дальше, нас очень удивило!
У нас никогда не было таких "стерильных" интервью!
Все сотрудники были на удивление приветливы, вовремя приходили, улыбались и отвечали одинаковыми, как будто заученными, фразами.

Мы не могли ничего узнать - ни через метафоры, ни через эмоции (их у сотрудников просто не было). Единственное, что удалось понять, что почти все задачи, которые получают менеджеры от руководителя, решаются коллективно. Оба менеджера советуются друг с другом, привлекают супервайзеров, чтобы понять как решать ту или иную задачу.
Мы были в растерянности
Мы как консультанты не могли понять, с чем связана эта "стерильность" и как она влияет на несамостоятельность команды.
Но, прелесть нашего метода в том, что он позволяет даже в таких сложных ситуациях анализировать происходящее и думать, как это всё связано с динамикой команды и запросом Заказчика.
Поэтому в этом случае было особенно важным оценить то, КАК проходили эти интервью:
  • “Стерильность”
    Мы вспоминаем о “фасадности” из отзывов клиентов о банке - в интервью разыгралось что-то подобное. Коммуникация очень дружелюбная, ровная, безэмоциональная. Но за этой ровной коммуникацией явно что-то скрывается. Вероятно, это связано и со спецификой колл-центра, где сотрудники вынуждены прятать свои эмоции, выдерживать негатив и отвечать по скриптам.
  • Много противоречий
    В интервью сотрудников было много противоречий по разным вопросам: как принимаются решения в команде, какие KPI в колл-центре, частота и порядок совещаний, атмосфера внутри коллектива и т.д. В результате не получалось собрать воедино общую картину. Здесь мы думаем о том, что, возможно, такую путаницу создают чувства сотрудников, которые никак не выходят наружу из-за специфики работы колл-центра.
  • Тема взросления
    В ходе интервью постоянно звучала тема взросления. Кто-то говорил о своем юном возрасте; кто-то говорил о детях, о которых нужно заботиться; кто-то называл колл-центр “трамплином во взрослую жизнь”. Всё это говорит о том, что тема взросления витает в воздухе и как-то связана с текущими проблемами. Здесь мы думаем о том, что роль колл-центра меняется в более активную, как и роль самого банка. Это тоже напоминает этап взросления.

Наши заметки по итогам проведенных интервью

  • Нехватка ресурсов
    Колл-центр испытывает объективную нехватку ресурсов в связи со сменой руководства и увольнением части сотрудников. Большой объем операционных задач препятствует самостоятельности команды.

  • Нехватка времени
    Специфика работы колл-центра “консервирует” все чувства и переживания сотрудников, которые никак не перерабатываются. Это в том числе может мешать самостоятельности команды, так как на инициативу нужно много здоровой агрессии.
  • Смена роли
    Тема взросления колл-центра повторяет тему взросления банка. И колл-центр и банк меняют свою роль с пассивной на активную.
Анализ внутренней динамики консультантов
На этом проекте этот этап был особенно важным, так как на интервью с сотрудниками нам не удалось получить объемную информацию. Поэтому анализ нашей динамики во время работы с этим клиентом покажет нам то, о чем не смогли сказать сотрудники на интервью. Это возможно, потому что во время работы с клиентом у консультантов развивается “параллельный процесс” - та же самая динамика, которая есть в команде клиента. Так работает психология в командной работе.
Чтобы отличить динамику клиента от своей, мы смотрим на нетипичное для нас поведение и размышляем, как это связано с запросом клиента
Перегрузка по задачам
Один из консультантов взял на себя больше, чем смог выполнить. Из-за этого нам пришлось перераспределять задачи, когда сроки для клиента уже были затянуты.
Проблемы со здоровьем
У двух консультантов случилось отравление, у одного прямо перед проведением командной работы.
Работа в выходные
Мы были так перегружены работой по проекту, что у нас переносились встречи и мы назначали их на поздний вечер воскресенья. Это вызывало много злости и мы чувствовали себя ужасно уставшими.

Наши заметки по анализу внутренней динамики

  • Сотрудники перегружены
    Вероятно, сотрудники очень сильно перегружены операционными задачами из-за нехватки людей в колл-центре. Это провоцирует переработки и ухудшение здоровья (действительно, руководитель и некоторые сотрудники часто уходят на больничные).
  • Нет места эмоциям
    Конфиденциальность, строгое соблюдение скриптов, отсутствие эмоций - всё это специфика работы колл-центра, которая “консервирует” эмоции.
В результате анализа всей этой информации, мы сформулировали ГИПОТЕЗУ на запрос заказчика:

“Динамика колл-центра полностью повторяет динамику всего банка. Сейчас банк находится в процессе приватизации и его цели на ближайшие годы сильно меняются (роль банка становится более активной - требования к прибыльности и конкурентоспособности банка возрастают). Также банк недавно покинули ключевые топ-менеджеры и их позиции заняли сотрудники без управленческого опыта. Всё то же самое происходит и в колл-центре. Меняется функция колл-центра - с пассивной (обработка обращений) на активную (продажа продуктов банка). Из колл-центра также ушли сотрудники и некоторые руководящие позиции занимают сотрудники без соответствующего опыта. Таким образом, команда колл-центра оказалась в ситуации, когда нужно полностью менять подход в работе и ставить новые цели (становиться продающим подразделением). Но при этом никто не знает, как эти изменения осуществить, так как в банке и колл-центре нет специалистов с такими компетенциями и опытом, а внешняя экспертиза не привлекается. К тому же специфика работы и перегрузка операционными задачами способствует “заморозке” чувств и делает невозможным проявление какой-либо активности, в том числе и самостоятельности.”
Обычно после этого мы предоставляем руководителю аналитический отчет, где подробно описываем наши гипотезы относительно происходящего с командой, описываем ее плюсы и минусы и даем подробный список рекомендаций после завершения диагностики.

Но так как у нас впереди была командная работа, мы решили сделать отчет после, чтобы включить в него наблюдения с этой сессии и дополнить наши рекомендации.
2 этап
"Командная сессия"
Обычно командные сессии мы проводим на втором этапе работы с клиентом - когда внедряем изменения и работаем над найденной причиной. Но здесь у нас была другая задача - быстро запустить процесс изменений, чтобы руководителю было проще внедрять наши рекомендации по итогу работы.
За счет чего командная работа ускорит процесс изменений в данном случае:
  • Команда увидит свои сложности и негативные паттерны, которые не дают ей быть самостоятельной
  • Руководитель увидит истинные причины неактивности команды (и эти выводы он сделает независимо от нас, так как отчет он еще не видел)
Ну и дополнительно мы, как консультанты, всегда на первых командных сессиях проверяем свою гипотезу, так как она “живая” и иногда требует корректировки.
Состав команды
Мы немного изменили состав команды, чтобы охватить всех сотрудников из непосредственной команды руководителя.
Итого на командной сессии было
9 человек, включая руководителя
План работы с командой
Чтобы избежать получения "стерильного результата" и социально одобряемых ответов во второй раз мы выбрали метод рисунка. Он позволит начать разговор об эмоциональном опыте сотрудников и о том, что может ими даже не осознаваться.
Мы разделили команду на 2 группы и дали им задание. Участники из одной группы должны были нарисовать колл-центр в настоящем. А участники другой группы - колл-центр в будущем. Эти рисунки мы и будем обсуждать на командной сессии.
Почему мы выбрали рисунки?
  • Показывают скрытое
    Когда участники рисуют что-то на заданную тему, то они рисуют все что думают и чувствуют по этому поводу. А это именно то, что нам нужно, так как на интервью мы этого не получили.
  • Легкость в обсуждении
    Рисунки всегда проще и интереснее обсуждать. А это идеально для первой командной сессии и для того, чтобы избежать “стерильности”.
  • Исследование сложности
    Благодаря заданным темам для рисунков, мы сможем исследовать, как происходит переход колл-центра из пассивной в активную роль.
Как проходила работа
Рисунки участников на тему "Колл-центр сегодня"
Photo by Jacob
Photo by Kolya
Photo by Oliver
Photo by Leo
Photo by Paul
Что звучало про колл-центр в настоящем
  • Большой объем текущих задач и негатив клиентов вызывает общую усталость команды
  • Команде нельзя выражать свои эмоции из-за строгих регламентов
Рисунки участников на тему "Колл-центр в будущем"
Photo by Jacob
Photo by Kolya
Photo by Oliver
Photo by Leo
Photo by Paul
Что звучало про колл-центр в будущем
  • Многие задачи являются новыми, что вызывает дискомфорт. Сотрудники замыкаются и ждут инструментов, четких ясных процессов и новых компетенций
  • В представлении о колл-центре будущего много фантазий, что подтверждает гипотезу о непонимании командой стратегии

Наши заметки по итогам командной сессии

  • Эмоциональное напряжение
    Обсуждение колл-центра в настоящем вызывает улыбки и смех, что может говорить о высоком напряжении команды и защите от реального обсуждения положения вещей.
  • Будущее вызывает тревогу
    Обсуждение колл-центра в будущем вызывает грусть несмотря на позитивные рисунки, что может говорить о тревоге расставания с тем, что есть сейчас, и движения в неизвестность.
  • Дистанция с руководителем
    Чувствуется дистанция между руководителем и командой - создается ощущение, что команда находится в одном помещении и общается друг с другом, но общение в общем пространстве с Руководителем и консультантами невозможно.
Что увидела команда в ходе сессии:
  • 1
    Неясность цели
    Руководитель и команда увидели, что новая роль колл-центра непонятна. Она есть на бумаге, но как ее реализовывать - никто не знает, в том числе и руководитель
  • 2
    Нехватка опыта
    Команда остро нуждается в лидере и инструментах, так как не понимает, как осуществить переход к продающему отделу
  • 3
    Команда перегружена
    Команда перегружена операционными задачами и никак не может переработать свои эмоции и усталость, так как в колл-центре не принято это обсуждать
  • 4
    Дистанция между командой и руководителем
    Руководитель и команда на дистанции друг от друга, это препятствует передаче опыта и доверию
Благодаря этой командной сессии, мы как консультанты, проверили и подтвердили свою гипотезу
3 этап
"Аналитический отчет"
По итогу работы мы написали подробный аналитический отчет, в котором отразили всё, что нашли в ходе диагностики, гипотезу о несамостоятельности команды, результаты командной сессии. А также большой список рекомендаций, по которому руководитель сможет работать над развитием самостоятельности и инициативности команды, зная, в чем ее истинные причины.
Аналитический отчет, с рекомендациями и чек-листом для руководителя
Встреча с руководителем колл-центра
После того, как заказчик ознакомится с результатами нашей работы, мы назначаем встречу, чтобы получить от него обратную связь по отчету и обсудить дальнейшие шаги.
Обсуждение аналитического отчета с руководителем
Через 4 месяца мы созвонились с руководителем колл-центра
Мы всегда держим связь с нашими клиентами после окончания работы. Нам важно понимать как реализуются наши рекомендации и какой результат получил заказчик по истечению времени.
Что внедрил руководитель по нашим рекомендациям в течение 4х месяцев
  • Нанял сильного заместителя
    Руководитель принял решение привлекать внешнюю экспертизу в построение команды, поэтому преемник найден с опытом продаж в колл-центре крупной компании
  • Запустил активный поиск операторов
    Теперь найм новых сотрудников проходит проще, так как к этой задаче привлекли HR подразделение
  • Организовал обучение сотрудников
    Обучение сотрудников теперь проходит не силами сотрудников колл-центра, а с помощью внешних провайдеров
  • Выстроил бизнес-процессы
    Руководитель нанял специалистов в области построения бизнес-процессов, чтобы наладить работу внутри отдела и сделать ее более понятной для всех сотрудников.
  • Применил новый подход в общении с командой
    Руководитель стал организовывать постоянные встречи с командой, на которых они обменивались опытом и обсуждали шаги по новым задачам.
  • Делегировал основные процессы
    Благодаря сильному преемнику и команде, которая стала брать на себя больше задач, руководителю удалось делегировать основные процессы в работе колл-центра.

Результат


Благодаря всем этим изменениям, команда стала более самостоятельной и смогла закрывать часть задач по работе колл-центра. Это позволило заказчику уйти в свой новый проект через 4 месяца после нашей диагностики.
Отзыв руководителя о нашей работе
Почему здесь бы не помогли другие бизнес-инструменты?
В подобных ситуациях с несамостоятельной командой руководители обычно проводят обучения для сотрудников или увольняют тех, кто недостаточно хорошо работает. В данном случае это бы не дало нужный эффект, так как основной задачей в этом кейсе было - изменить подход в общении с командой и помочь ей перестроиться на новую задачу. Для этого важно было создать пространство, где команда сможет обсуждать свои сложные чувства по поводу новых задач, обмениваться опытом со старшими коллегами. Также в этом кейсе было критически важно привлечь внешнюю экспертизу под новую задачу колл-центра, так как текущими силами справиться с этим было невозможно.

Поэтому мы всегда проводим диагностику в своих проектах, чтобы увидеть истинную причину из-за которой возникает проблема в команде.
Хотите чтобы Ваша команда была активная и самостоятельная?
Оставьте заявку, и мы свяжемся с Вами в течение 2х дней
Нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности